La Ley 39/2015 de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, según establece su Disposición Final Séptima, entrará en vigor al año de su publicación, es decir el próximo día 2 de octubre de 2016.
De las muchas novedades que introduce esta norma, aquí nos vamos a centrar en los aspectos que tienen que ver con la llamada «e-administración», o lo que es lo mismo, que la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las administraciones públicas con el objetivo de servir mejor a los principios de eficacia, eficiencia, transparencia, ahorro de costes y garantías de los ciudadanos.
Antes de comenzar, conviene señalar que la Ley 39/2015 de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se encarga de regular los aspectos de la administración electrónica que tienen que ver con las relaciones entre administraciones y administrados («ad extra«), mientras que de las relaciones «ad intra«, se ocupa la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que también apuesta por la implantación de la administración electrónica, si bien no será objeto de análisis en este momento.
Entrando ya en la cuestión que nos ocupa, la Ley 39/2015 de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, pretende consolidar los primeros pasos dados con la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, que quedará derogada con la plena entrada en vigor de la primera.
Así la Ley 39/2015, incorpora a las fases de iniciación, ordenación, instrucción y finalización del procedimiento administrativo el uso generalizado y obligatorio de medios electrónicos. Igualmente, se regula el expediente administrativo estableciendo su formato electrónico y los documentos que deben integrarlo.
En materia de representación, se dispone la obligación de cada administración pública de contar con un registro electrónico de apoderamientos, pudiendo las administraciones territoriales adherirse al del Estado o implantar uno propio que deberá cumplir con la normativa aplicable.
Una de las novedades más importantes de la Ley 39/2015, es la separación entre identificación y firma electrónica y la simplificación de los medios para acreditar una u otra, de modo que, con carácter general, sólo será necesaria la primera, y se exigirá la segunda cuando deba acreditarse la voluntad y consentimiento del interesado.
Por el momento, las personas físicas podrán elegir el medio de relacionarse con la administración, estando en todo caso obligados a la utilización de medios electrónicos:
- Las personas jurídicas.
- Las entidades sin personalidad jurídica.
- Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
- Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.
- Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.
La norma, impone a la administración una obligación de auxilio a todos aquellos interesados que sin estar obligados a ello, deseen relacionarse de forma electrónica con la misma, debiendo facilitar la digitalización de documentos y prestar asistencia en la utilización de los sistemas de identificación y firma electrónica.
Merecen una mención especial las novedades introducidas en materia de notificaciones electrónicas, que serán preferentes y se realizarán en la sede electrónica o en la dirección electrónica habilitada única, según corresponda. Además todas las notificaciones que se realicen en papel, también deberán ser puestas a disposición del interesado en la sede electrónica de la administración.
Asimismo, se incrementa la seguridad jurídica de los interesados estableciendo nuevas medidas que garanticen el conocimiento de la puesta a disposición de las notificaciones como: el envío de avisos de notificación, siempre que esto sea posible, a los dispositivos electrónicos y/o a la dirección de correo electrónico que el interesado haya comunicado, así como el acceso a sus notificaciones a través del punto de acceso general electrónico de la administración que funcionará como un portal de entrada.
Se crean dos nuevos registros, de modo que cada administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado y deberá disponer de un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados.
Por último, la Ley 39/2015 prevé un periodo transitorio de dos años desde su entrada en vigor, en el que las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, punto de acceso general electrónico de la administración y archivo único electrónico no producirán efectos. Veremos si en esos dos años la administración ha tenido tiempo de prepararse y formar a su funcionariado para para que en octubre del 2018, la Ley sea plenamente aplicable con todas las garantías para los administrados.
